As empresas brasileiras precisam prestar contas periodicamente sobre as movimentações que realizam e as obrigações fiscais relacionadas ao pagamento de impostos. Nos últimos anos, vários processos foram informatizados por parte do Poder Público com o objetivo de desburocratizar e agilizar as entregas. Os prazos de entrega exigem cada vez mais organização, digitalização e agilidade para que esses compromissos sejam cumpridos dentro do tempo estabelecido e informados, por exemplo, à Receita Federal.
O início do ano é o período que muitos desses impostos e obrigações fiscais são recolhidos, por isso é essencial que as empresas contem com um sistema de gestão integrada (ERP) como o Pirâmide da Procenge, que auxilia os gestores a registrarem diariamente essas informações, contabilizando-as em tempo real e entregá-las digitalmente conforme padrão estabelecido pelo governo.
Um ERP como Pirâmide ajuda as empresas a não terem problemas nas declarações mensais, bimensais, semestrais ou anuais das informações fiscais. Entre as obrigações mais comuns estão o Sped Fiscal, processo de escrituração digital da Receita Federal, que determina que os contribuintes enviem as informações sobre ICMS e IPI; o SPED Contribuições, que oferece informações sobre as operações de compra e venda, tributadas pelo PIS/COFINS; a Declaração Mensal de Serviços (DMS), que substitui os procedimentos manuais de declaração e emissão da guia para recolhimento do Imposto sobre Serviços (ISS); a REINF - A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais utilizada pelas pessoas jurídicas para fornecer dados sobre os rendimentos pagos e retenções de impostos não relacionados ao trabalho, ou para apuração de contribuições previdenciárias.
“Os dados que constam nas notas de entrada, notas de saída, títulos a pagar, títulos receber, no Controle de Crédito do Ativo Permanente (CIAP/módulo Ativo), na Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), entre outros, são documentos lançados diariamente no sistema. Dessa forma, ao final do prazo, é possível gerar automaticamente o arquivo da declaração fiscal de forma simples e sem precisar incluir manualmente esses dados, como acontece quando não se usa um ERP”, explica Danielle Albuquerque, coordenadora de atendimento da Procenge.
O Pirâmide também colabora para preparação e envio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) que indica quais tributos e contribuições são feitas por uma empresa; da Guia Nacional de Informação e Apuração do ICMS (GIA), obrigatória em alguns estados brasileiros, com informações dos valores apurados do ICMS pelas empresas; e finalmente, do Convênio 115, que estabelece a uniformização e disciplina a emissão, escrituração, manutenção e prestação de informações dos documentos fiscais emitidos em via única por sistema eletrônico de processamento de dados contribuintes prestadores de serviços de comunicação e fornecedores de energia elétrica.
Atualmente, o Pirâmide, principal solução da Procenge, é utilizado por mais de 200 clientes de diversos segmentos. A empresa se mantém atualizada sobre as mudanças implementadas pela Receita Federal na forma de entrega dessas obrigações, adapta o sistema e orienta os clientes quanto às alterações e sobre como se manterem em dias com elas. Sem o sistema, todas as obrigações e documentos citados anteriormente seriam preenchidos manualmente no validador da Receita Federal, Secretarias da Fazenda ou Prefeituras.
Entre as desvantagens de não usar um ERP para gerar essas informações estão o retrabalho de digitar os documentos no validador dos órgãos fiscais e o risco de declarar informações erradas por ser um trabalho manual. Entre os prejuízos estão o pagamento de multas estipuladas pelo fisco de acordo com cada declaração.
